Call for Concepts 2026:
Wichtige Infos zur Teilnahme im Detail
1. Wer in Schleswig-Holstein kann mitmachen?
Teilnahmeberechtigung
Für öffentliche Organisationen und Vereine:
Unterstützt werden speziell die öffentliche Verwaltungen sowie gemeinnützige Organisationen wie Vereine oder gGmbHs. Durch sie muss die offizielle Einreichung erfolgen.
Für Unternehmen:
Digitalunternehmen begleiten die Einreichung als Projektant und sind Umsetzungspartner der finanzierten Projekte. Voraussetzung ist eine aktive Niederlassung in Schleswig-Holstein sowie eine bereits erfolgte Gründung. Die Einreichung durch ein Unternehmen allein ist nicht möglich.
2. Wie läufts ab?
Von der Projektskizze zum Konzept (in zwei Runden)
- Ideeneinreichung: Zunächst benötigen wir eine schlanke Projektskizze, die einen Überblick über die geplante Lösung gibt. In diesem ersten Schritt sind insbesondere folgende Fragen zu beantworten: „Welches Problem soll adressiert werden?“, „Was sind die wesentlichen Punkte der Projektidee?“ und „Welcher zeitliche sowie finanzielle Aufwand ist voraussichtlich erforderlich?“ Detaillierte Angaben werden im Einreichungstool abgefragt und erläutert. Der Einsendeschluss ist der 28. April 2026.
Was muss die erste Projektskizze beinhalten?
- Beschreibung der Problemstellung (Digitalisierungsbedarf in Verwaltung/Verein)
- Beschreibung des Lösungsansatzes (OSS-Lösungsidee)
- Darstellung der Realisierbarkeit in Form einer groben Zeit-, Maßnahmen- und Kostenplanung (Projektplan)
- Erläuterung, inwiefern die OSS-Lösung über das unmittelbare Problem hinaus erweiterbar und anpassbar ist (Skalierbarkeit)
- Letter of Intent (Absichtserklärung zur Umsetzung der Lösungsidee zwischen den beiden Parteien)
Im Falle der Auswahl in die zweite Runde müssen die Projektskizzen zu einem umfassenderen Konzept ausgearbeitet werden, das zusätzliche Informationen zu Barrierefreiheit, Cloud-Zertifizierung, Datenportabilität, Datenschutz und Sicherheit beinhalten muss. Auch die Zeit-, Maßnahmen- und Kostenplanung muss im Konzepstatus detaillierter dargestellt werden. Mehr Informationen dazu stellen wir im weiteren Verlauf des Concept Calls zur Verfügung.
- Auswahlprozess: Nach dem Einsendeschluss beginnt ein Konsortium aus der Staatskanzlei und einer Fachjury mit der Bewertung der eingereichten Projektskizzen. Die vielversprechendsten Einreichungen werden in die nächste Runde aufgenommen. Die Bekanntgabe der ausgewählten Projekte und der Start der nächsten Runde erfolgt in der KW 24 (Mitte Juni).
- Ausarbeitung der Projektskizze zu ausführlichem Konzept: Die ausgewählten Einreichungen werden zur inhaltlichen Ausarbeitung der Projektskizze aufgefordert. Die Ausarbeitungen werden im Nachgang mit jeweils 2.500 Euro unterstützt. Einsendeschluss ist der 29. Juli 2026.
- Vorstellungsevent: Am 9. September 2026 sind die Teams aufgefordert, ihre Ideen live zu präsentieren und auch in den direkten Austausch mit der Jury zu gehen. Mit im Publikum sind auch Vertreterinnen und Vertretern der Staatskanzlei und des DigitalHub.SH.
- Bewertung und finale Auswahl der Anträge: Das Konsortium bewertet die ausgearbeiteten Konzepte und wählt aus, welche finanziert werden. Die Bekanntgabe der final ausgewählten Lösungen erfolgt kurz nach dem Vorstellungsevent.
- Kooperationsvereinbarung: Die Staatskanzlei schließt im Rahmen eines Abschlussevents (6. Oktober 2026) einen Kooperationsvertrag mit der jeweiligen öffentlichen Organisation bzw. dem Verein. Basierend darauf wird die Finanzierungsumme ausgezahlt.
- Projektstart: Die öffentliche Organisation bzw. der Verein ist gefordert alle nötigen Schritte durchzuführen, um das Digitalunternehmen zu beauftragen und die Umsetzung der Lösung sicherzustellen.
Sind Mehrfachbewerbungen erlaubt?
Mehrfachbewerbungen sind erlaubt, solange sie verschiedene, zu digitalisierende Herausforderungen repräsentieren. Jede Projektskizze sollte jedoch eindeutig auf eine spezifische Open-Source-Lösung abzielen.
Wonach bewertet die Jury die Einreichung?
Die Jury prüft alle Einreichungen sorgfältig anhand verschiedener Aspekte. In der ersten Runde (Projektskizze) steht eine grobe Einschätzung im Fokus: Die Problemstellung und Lösungsansätze sollten verständlich skizziert, die Relevanz für öffentliche Verwaltungen oder gemeinnützige Institutionen erkennbar sein sowie das Potenzial zur Skalierung aufgezeigt werden.
In der zweiten Runde (Konzepterstellung) erwartet die Jury eine detailliertere Ausarbeitung. Hierbei werden die Qualität der Problembeschreibung, die Machbarkeit anhand eines Zeit-, Maßnahmen- und Kostenplans sowie ein tragfähiges Betriebskonzept über den Förderzeitraum hinaus eingehend bewertet, um die nachhaltige Umsetzung der Lösung sicherzustellen.
Wie wird die Jury-Zusammensetzung festgelegt?
Die Jury setzt sich aus Fachleuten und Expertinnen und Experten aus verschiedenen relevanten Bereichen zusammen, darunter Vertreterinnen und Vertreter der Staatskanzlei, Bildungseinrichtungen, öffentlichen Einrichtungen und Organisationen der Digitalwirtschaft.
3. Welche Software-Lösungen werden gesucht?
Kategorien und Themenschwerpunkte
Wir finanzieren innovative Ansätze zur Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen – sei es durch den Einsatz neuer Technologien, die Automatisierung von Abläufen oder die Verbesserung bestehender Lösungen. Deine Idee kann vielfältig sein und wird sich in eine der folgenden Kategorien einordnen lassen:
- Funktionserweiterung einer Open-Source-Lösung – Verbesserung oder Erweiterung bestehender Software, um spezifische Anforderungen zu erfüllen.
- Offene Schnittstelle zwischen Fachverfahren und Office-Software – Vereinfachung des Datenaustauschs und der Zusammenarbeit zwischen bestehenden Systemen auf Basis von OpenDocument-Formaten
- Komplette Neuentwicklung – Entwicklung einer vollständig neuen Open-Source-Lösung zur digitalen Unterstützung administrativer Prozesse.
- Umstellung einer Closed-Source-Lösung auf Open Source – Migration proprietärer Software auf offene, anpassbare Systeme.
Falls ihr noch Impulse für euer Projekt sucht: In den letzten Jahren haben sich insbesondere Themen wie Prozessautomatisierung, digitale Unterstützung administrativer Abläufe, Künstliche Intelligenz, Semantic Web, ActivityPub und LoRaWAN als relevant erwiesen. Diese Schlagworte dienen als Anregung, sind aber keine Einschränkung für die Einreichung. Am Ende freuen wir uns über jede Einreichung, die ein konkretes Problem vor Ort adressiert.
Anforderungen die Lösung:
- Open-Source-Lizenzierung
- Skalierbarkeit der Software
- Entwicklung ohne proprietäre Bestandteile
- offensichtlicher Mehrwert
- erkennbarer Innovationsgehalt
- sichtbarer Bedarf zur Nachnutzung durch Dritte
- Dauerhafter Betrieb und Wartung über den Entwicklungszeitraum hinaus
Details zu den vollständigen technischen Anforderungen an die Software, im Falle einer erfolgreichen Finanzierung, entnehmt bitte der Anlage zum Kooperationsvertrag.
4. Was genau wird finanziert?
Finanzierungsumfang
Die Mittel sind ausschließlich für personelle Aufwände innerhalb des beauftragten Digitalunternehmens vorgesehen. Kosten, die über diesen Rahmen hinausgehen, wie z.B. Personalkosten bei der Organisation, Event- oder Hardwarekosten, können nicht abgerechnet werden. Solche Positionen können jedoch optional im Finanzplan dargestellt werden, um eine vollständige Einschätzung zu ermöglichen, sollten aber eindeutig gekennzeichnet werden.
Zusammengefasst bedeutet das:
Wird finanziert:
- Entwicklungs- und Projektmanagementkosten (beim Digitalunternehmen)
Wird nicht finanziert:
- Personalkosten (bei der öffentlichen Organisation)
- Hardwarekosten
- Event- oder Marketingkosten
- Betrieb der Software (Hosting, Wartung, usw.)
Weitere Details rund um den Finanzierungsumfang sind in den Teilnahmebedingungen aufgelistet.
Im Falle einer Zusage, wie wird der Projektvertrag zwischen den beteiligen Partnern gestaltet sein?
Der Call for Concept ist ein Wettbewerb zur Auswahl vielversprechender Lösungsansätze für konkrete Fragestellungen. Nach der Auswahl erfolgt die eigentliche Finanzierung im Rahmen einer Kooperationsvereinbarung zwischen der Staatskanzlei und den ausgewählten Projekten. Dieser Vertrag wird als öffentlich-rechtlicher Vertrag direkt zwischen der Staatskanzlei und der öffentlichen oder gemeinnützigen Organisation geschlossen.
Die Schritte von Vertragsabschluss bis zur Rechnungsstellung werden vom DigitalHub.SH im Auftrag der Staatskanzlei gemeinsam mit der einreichenden Organisation umgesetzt.
Die weitere Umsetzung des Projekts liegt in der Verantwortung der einreichenden Organisation und wird aktiv durch das DigitalHub.SH begleitet.
Die Vertragsgestaltung mit dem Dienstleister steht der einreichenden Organisation frei.
Was gilt in Bezug auf Vergaben bei öffentlichen Organisationen?
Für die konkrete Auftragsvergabe in Folge des geschlossenen Kooperationsvertrags gilt für öffentliche Auftraggeber unverändert das Vergaberecht. Der zuvor durchgeführte Wettbewerb zur Auswahl der Ideen hat hierauf keine Auswirkungen.
Die beteiligten Unternehmen sollten in diesem Zusammenhang als Projektanten betrachtet werden. Ihre Einbindung soll sicherstellen, dass es sich bei der Einreichung um eine fundierte und konzeptionell vollständige Beschreibung handelt, die von einem Unternehmen umgesetzt werden kann. Für die Vergabe des Projekts ist es wichtig, dass alle teilnehmenden Unternehmen transparent über alle relevanten Informationen und Hintergründe informiert werden.
Die erleichternden Regelungen im Vergaberecht anhand von Wertgrenzen und die Grundregeln einer innovationsfördernden öffentlichen Auftragsvergabe sollten berücksichtigt werden, vgl. hierzu auch den Leitfaden 2021/C 267/01 der EU und die dortigen Hinweise zur Kommunikation mit dem Markt, Nutzung von Open-Source-Software und der Entwicklung eines Innovationsökosystems.
Was gilt für gemeinnützige Organisationen (Vereine) beim Umgang mit den Mitteln?
Da es sich bei den Mitteln des Landesprogramms um Steuergelder handelt, erwarten wir von Vereinen, dass sie diese bei einer erfolgreichen Teilnahme möglichst wirtschaftlich und sparsam einsetzen. Dies kann beispielsweise durch die Einholung mehrerer Angebote und eine sorgfältige Dokumentation der Entscheidung sichergestellt werden.
Eine förmliche Vergabe, wie sie für Kommunen verpflichtend ist, ist nach einer uns vorliegenden rechtlichen Einschätzung nur bei besonderer Staatsnähe erforderlich und dürfte auf die Mehrheit der Vereine nicht zutreffen.
Handelt es sich um eine Fördergeldrichtlinie?
Nein, es handelt sich bei den Geldern, die durch den Call for Concepts ausgezahlt werden, nicht um Fördergelder, daher liegt der Finanzierung keine Förderrichtlinie zu Grunde.
Die eigentliche Finanzierung erfolgt im Rahmen einer Kooperationsvereinbarung zwischen der Staatskanzlei und den ausgewählten einreichenden Institution. Der Vertrag wird dabei als öffentlich-rechtlicher Vertrag bilateral zwischen der Staatskanzlei und der öffentlichen oder gemeinnützigen Organisation geschlossen.
Wie werden die Mittel ausgestellt?
Die im Rahmen eines Kooperationsvertrags vereinbarten Mittel werden durch Stellung einer Rechnung an die Staatskanzlei von der öffentlichen oder gemeinnützigen Organisation abgerufen und den Zielen des Vertrags folgend eingesetzt. Grundlage des Vertrags bildet dabei das eingereichte Konzept zum jeweiligen Projekt. Der eigentliche Mitteleinsatz wird durch einen Verwendungsnachweis am Ende des Projektes zwischen beiden Vertragspartnern geprüft.
