Eine digitale Aktenlösung für mehr Effizienz
Wie der Aktion Kinder- und Jugendschutz Schleswig-Holstein e. V. (AKJS SH) gemeinsam mit der MACH AG eine Open-Source-E-Akte für gemeinnützige Organisationen entwickelt
Der Aktion Kinder- und Jugendschutz Schleswig-Holstein e. V. (AKJS SH) setzt sich für den erzieherischen Jugendschutz ein und unterstützt Fachkräfte aus Jugendhilfe, Bildung und Wohlfahrt. Doch wie viele gemeinnützige Organisationen steht auch der AKJS SH vor der Herausforderung, eine wachsende Menge an Verwaltungsaufgaben effizient zu bewältigen. Akten werden teils digital, teils auf Papier geführt, Personal- und Finanzdokumente sind oft über verschiedene Insellösungen verteilt. Fehlende zentrale Strukturen führen zu ineffizienten Arbeitsabläufen, erschweren den Wissenstransfer und gefährden die Nachvollziehbarkeit von Prozessen.
Um dieses Problem zu lösen, entwickelt der AKJS SH in Zusammenarbeit mit der MACH AG und weiteren Partnern eine Open-Source-E-Akte. Diese Lösung soll speziell auf die Bedürfnisse von gemeinnützigen Organisationen und kleineren Verwaltungseinheiten zugeschnitten sein. Das Ziel: eine digitale, skalierbare und sichere Aktenverwaltung, die den Verwaltungsaufwand reduziert und Arbeitsabläufe optimiert.
Die Idee: Eine skalierbare, cloudbasierte E-Akte
Die neue Open-Source-E-Akte soll mehr sein als ein digitales Archiv. Sie wird als cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung bereitgestellt, sodass Organisationen keine eigene IT-Infrastruktur aufbauen müssen. Die Plattform ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Dokumente, von Personalakten über Veranstaltungslisten bis hin zu Finanzdokumenten. Gleichzeitig werden manuelle Prozesse durch digitale Workflows ersetzt, was Zeit spart und Fehler reduziert. Das Projekt hat zwei Hauptziele:
- Die bestehende Software "MACH E-Verwaltung" wird in ein Open-Source-Modell überführt. Dadurch wird eine transparente, kollaborative Weiterentwicklung ermöglicht, die auch anderen Organisationen offensteht.
- Die Software wird gezielt an die Bedürfnisse kleiner Organisationen wie Kommunen und Vereine angepasst. So wird sichergestellt, dass die Lösung auch ohne große IT-Abteilungen einfach genutzt und verwaltet werden kann.
Anschließend wird die Lösung als skalierbare Software-as-a-Service (SaaS) angeboten.
Gleichzeitig bleibt die Möglichkeit bestehen, bei Bedarf individuelle Anpassungen vornehmen zu lassen – etwa durch die Integration spezifischer Fachverfahren oder erweiterter Sicherheitsstandards.
Warum wir das so wichtig finden?
Gemeinnützige Organisationen arbeiten oft mit begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen. Eine Open Source E-Akte hilft dabei, administrative Prozesse effizienter zu gestalten, sodass mehr Zeit für inhaltliche Arbeit bleibt. Zudem verbessert eine zentrale, digitale Aktenführung die Zusammenarbeit – egal, ob Mitarbeitende vor Ort oder mobil arbeiten.
Da die Software quelloffen entwickelt wird, profitieren nicht nur der AKJS SH, sondern auch andere Organisationen und Kommunen. Die Lösung kann individuell angepasst, weiterentwickelt und mit minimalem Aufwand nachgenutzt werden.
Mit diesem Projekt setzt der AKJS SH ein starkes Zeichen für digitale Souveränität und Open Source in der Verwaltung. Es zeigt, wie technologiegestützte Innovation dazu beitragen kann, gemeinnützige Arbeit effizienter und nachhaltiger zu gestalten.
Projektdetails
Partner
Aktion Kinder- und Jugendschutz Schleswig-Holstein e. V. (AKJS SH), Lübeck
MACH AG, Lübeck
pinguin squad GmbH, Flensburg
vero projects GmbH, Glinde
Entwicklungszeitraum
Oktober 2024 – Oktober 2025
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